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知识库——生物医药企业采购管理建设与常见问题

发布日期:2022-09-18 11:38    点击次数:62

  

知识库是元禾控股投后服务团队搭建的知识共享平台,从企业战略、组织效能、资本市场、人才管理、财务合规、品牌营销等维度,构建企业不同成长阶段所需的知识管理体系,帮助企业家开拓视野,突破认知瓶颈,提升企业核心竞争力,助力企业高质量成长。

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采购管理是生物医药企业降本增效、产品质量提升、供应链体系深化建设的基石模块和重要抓手,也是企业竞争过程中的坚实后盾。只有确保企业采购管理的平稳,才能促进研发、生产、销售端竞争力的持续增长。近年来,大型生物医药企业采购管理建设呈现“全球化”、“合作多样性”、“进一步外包”、“数字化”、“硬核合规”等趋势。那么,生物医药企业内部该如何搭建采购和供应商体系?CRO服务供应商该如何管理?

近日,元禾投后服务团队组织了一场生物医药企业采购管理常见问题实务分享交流会,联合观韬中茂律所,从实操和执行层面,为元禾被投企业答疑解惑。亚盛医药、创胜集团、药明巨诺、博瑞医药、盛世泰科、科望医药、派格生物、普方生物等企业代表参加了本次活动,康宁杰瑞、亘喜生物、润迈德医疗等苏州园区企业也参与活动并互动交流。

以下整理汇编到元禾汇知识库第一期,Enjoy~

中小生物医药企业采购管理现状

采购人

大家一直忽略了采购在企业发展过程的优势。如果一家企业刚设立之初,就能拿到其他成熟企业在行业里面能拿到的比较优惠的原料,或者其他供应价格,它的优势是很巨大的。

采购省一分钱就赚一分钱,对于企业自身逐步成长,重要性是很大的,也是企业逐步成长坚实的后盾。如果连采购成本都不能控制,那销售出现一点点问题,企业后续生存就会动荡很多。

作为采购管理最重要的“采购人”,采购人薪资待遇如何?从招聘现状来看,生物医药行业采购人有需求,但级别和定位没有吸引力。

采购人需要什么样的专业背景?对公司老板来说,要招信任的人,就是忠诚,不看专业性。这是不是意味着采购谁都能干,没有特别要求?

生物医药是高科技新兴行业,企业发展到一定的阶段,要找采购供应商、找CXO服务机构等,这对采购来说,专业性要求更高,除了本身的能力和专业之外,可能需要行业的技术加持,需要法律和合同的技术加持,甚至需要管理的经验等综合能力。

所以唯忠诚论在生物医药行业不再适用了,而且,对采购的专业性要求是随着企业从小到大发展呈上升趋势的。

思考几个问题:供应商采购,采购说了算,还是工程师说了算?自己公司采购的专业性与竞争对手相比怎样?中国制造2025,生物医药行业,需要什么样的采购人?

所以,不管是从公司内部采购的位置,还是竞争对手策略性的安排和主导,甚至到中国2025生物医药大板块的布局,生物医药企业可以回过头来看,现有的采购梯队怎么建设?现有的采购制度怎么建设?现有的人才怎么储备?

供应商

从2019年至今,生物医药行业更倾向于聚焦first-in-class,如果企业有这样的发展空间,能够从研发到生产,采购部在公司的位置就更为重要了。在这个基础上,需要去了解现在供应商的结构。

供应商可以分为两类,一类是实验器材供应商、CXO(CRO、CMO、CDMO)、行政运营供应商,还有一类是人才猎聘供应商、合约法律服务供应商、厂房建设供应商、高校合作供应商。

讲到供应商就不得不讲CXO,在开发创新药的路上,有两大助手:资本和CXO企业。当前,不少CXO既当管家也当投资人,面对这种供应商的时候,它是你的供应商,还是你的战略伙伴,你们的关系是你强它弱,还是它强你弱?

合规与合同管理

企业一般都有采购制度、供应商廉洁协议、员工保密协议/竞业限制协议、员工廉洁协议。

但是采购制度是流程性的偏多,在采购效率、专业性、职责划分、工作指引上不清楚。

在现有合同、制度下,采购人一方面要围绕制度做事情,另一方面还得全程解决问题。采购人所有的工作是围绕着订单走,有点像行政文秘,工程师主导,缺什么,采购什么,很少有规划。

大型生物医药企业采购管理建设的共识与趋势

企业规模到了一定阶段,要开始有供应链全局观,总体规划供应链,重点做供应商的管理,再聚焦到采购部门的建设。

在传统行业著名的采购降本案例是美国历史上的石棉板事件:某企业的生产部门总是要求采购部门大量购买石棉板,当时石棉板奇缺,价格高昂。有一个采购工程师自己去找替代方案,找到了防火纸,用它来替代了石棉板做包装,不仅满足工艺要求,而且价格便宜、货源充足。从这里可以看到,采购人员将来是有很多主导性的,可以更多深入采购供应链链条,去做价值创造。

可以尝试分类搭建供应商体系:供应商包括原辅材供应商、物流服务供应商、生产服务供应商、设备维修服务供应商、其他供应商等等。各家供应商功能不一样,地位也有区别。越来越重要的自己管或者储备,不重要的条线,选取优质的供应商,用外包方式来解决。

那么,供应商外包趋势会越来越明显吗?大家可以重新去审视,哪些供应商未来是走外包策略?如果走外包策略的话,对于采购选择要求就特别高,如果不是外包,就是公司重新搭建的问题了。

来看一下合规与合同体系建设。百济神州2021年报,披露了自己的采购模式:下设采购部,按照GMP的要求对生产过程中所需的起始物料、辅料、包装材料,以及合同研发服务等进行采购。采购流程为寻找采购渠道、联系供应商、提交合同申请、合同执行,再到采购申请以及批准,订单发送和发票程序等。它的重点在于制定了《全球采购政策》、《供应商评估、选择和签订合同标准操作程序》等,有相应的质量管控操作指引,长期稳定的合作关系,始终围绕着GMP质量标准在做事情。

采购模式就是采购部门的职责,但流程制度再好,执行上还是会有些问题,所以就需要去做制度迭代,包括合同模板库更新。没有完美的采购模式,没有完美的制度和流程,也没有完美的合同,需要经常回顾,重塑提升优化,这就是反复建设的过程,在这个过程当中,采购的专业知识和能力也就提升上来了。

划重点

第一,企业最基本的是要重视采购人的储备与培养。

第二,提前进行采购管理建设。

另外,投资数字化。不仅是工作流数据化,而是从底层驱动建设数字化,依据数据进行分析,回溯历史,看清原貌,同时依据数据,辅助决策。

最后,合规先行。生物医药企业是强监管行业,合规是最后一道命门,尤其是参与全球生物医药市场竞争,小到一个合同,大到企业上市,合规先行肯定是硬核。

趋势与共识

进一步外包:原来自己做的,现在由供应商做,原来生产经理负责的,现在由采购经理负责,不是“哪些东西该外包”,而是“哪些东西该自己做”。企业一开始比较小,资产比较轻,做到一定规模就会重资产建厂房,再到一定阶段又会走向更精细化更专业化的分工。

全球化、合作多样性:供应链和供应商管理难度会上升,供应商选择与管理;组织、流程和系统保障(供应商分类、评估、选择和绩效管理)。

供应商眼中的长尾客户:长期供应商、战略供应商、长期协议。

人才先行做“大采购”:做大采购需要考虑职责定位,从辅助、文职,转向主导、战略、专业、领导力;供应链人才与专业采购人。

硬核合规:质量优化,可追溯性,导致合法、合规,风险是个关键指标。

生物医药企业采购管理建设三大核心

采购人管控与赋能

公司成长到一定阶段,采购供应商体系项下可能汇聚人员、资金、物料、信息、技术、服务,最后都得汇聚到采购层面来决定供应商,再由采购来决定怎么筛选,所以采购是供应商整合资源的汇聚部门,未来采购或企业的核心竞争力在于资源整合能力。

举个例子,实验员说需要10只青蛙,但招投标流程下来,最低价中标的是蛤蟆。用还是不用?不能一味去学大企业做招投标,过度强调招投标和流程制度,会出现蛤蟆和青蛙的情况。公司要做制度建设,招投标是要做的,但要做合适自己的,要把需求部门拉进来,要把技术部门拉进来,要组合综合的专业评标小组来做评标。

反过来讲,专业采购需要具备的核心技能可能是这些:供应商管理、成本分析、合同管理与合规管理、谈判技巧,以及学习能力、冲突管理能力、变革管理能力、创新能力、管理决策能力、心理资本这些通用能力。尤其是核心技能,是需要储备和系统学习,才能应对业务过程中的各种挑战。

供应商管理与合作共赢

我们看一下苹果对关键下级供应商的管控。在苹果的供应链上,富士康处于一级供应商的角色,以组装为主,屏幕(二级供应商)跟玻璃(三级供应商)是苹果主导供应商的选择和商务关系。为什么苹果不让富士康主导二三级供应商关系?因为富士康可能做成苹果。对于供应商管理来说,最不想看到的,就是把供应商培养成竞争对手。

同理可以思考:生物医药行业的CXO一站式供应商,该如何合作、管理?要去区分关键供应商以及关键供应商A和关键供应商B,以及一级供应商和二级供应商的架构,在搭供应商架构图的时候,既要相互合作顺利,同时也有一定的制约措施能够把控。

供应商制度搭建,要有结构清晰、职责清楚的组织架构,在统一的信息系统平台上,做好供应商分类、评估、选择、绩效管理、集成。

采购合规与合同管理

我们可以看到,一些拟上市生物医药企业经常会被问询的问题:

发行人CRO的具体模式、合同签署、合作研发权利义务相关约定、费用承担与研发成果权利归属。

对于服务供应商是否存在依赖性,服务供应商对储备产品研发的贡献程度。

若第三方服务供应商在营销推广活动中存在商业贿赂及其他不合规情形,发行人是否应承担法律责任,对发行人生产经营及持续经营能力是否产生重大不利影响。

……

这些问题,企业是避不过去的。所以大家就记住一句话,如果我们要干大事了,那合规肯定是要先解决。如果解决不掉合规,等到干大事的时候再来弄合规,真的来不及。在律师眼中,合规是操作系统,需要先装,合同管理是APP,按项目引入与使用。

与此同时,我们也梳理盘点了部分生物医药企业采购管理案例。

“肥差儿”下廉洁问题的困扰

案例:A公司因购买部分医疗器械与B公司签署了一份医疗器械采购合同,合同总金额为150万元,该合同A公司的经办人为殷某。合同签订后,B公司已经履行了合同约定的全部交货义务,A公司也已支付了货款120万元,尚有货款30万元未结清。后A公司发现,B公司与其经办该业务的员工之间涉嫌商业贿赂,采购价格明显高于市场价格。于是,A公司便拒绝支付剩余货款,还要求B公司要求返还已支付的全部货款。

问:在这种情况下,A公司应当如何处理?

遇到商业贿赂,三种常见的操作方式是:

第一、报警。要求警方介入,查询商业贿赂事宜。因为涉及商业贿赂,属于违法犯罪行为,由国家公安机关来调查,会调查得更加清楚。企业作为一个调查主体,有可能调查得不是那么全面。

第二、起诉。要求确认合同无效,尽量挽回损失。商业贿赂,尤其是采购,损害的是公司利益,在这种情况下,本质上是因为商业贿赂的行为导致合同成立,所以要求起诉合同无效。

第三、开除。要求员工承担商业贿赂损失。商业贿赂违反了国家的法律法规,而且企业内部规定肯定也是严令禁止的。

但是,这三种方法其实都不是企业第一时间就采取的措施。商业贿赂是很隐秘的事情,哪怕有供应商提供了证据,或者其他初步的线索,在没有完全查实之前,是不能单纯从只言片语来判断是否有受贿行为的。所以企业遇到这种事情,第一步也是最重要的,是成立紧急调查小组,对商业受贿进行详细调查,必须是有完全确凿证据的时候,再采取其他措施,效果才是最好的,也能得到一个最合适的处理方式。

不管是外界的诱惑太多,还是内部的流程制度不完善,企业都必须通过相应的制度来管控商业贿赂,可以从以下四个方面来进行:

第一、加强企业廉洁宣传。受贿罪有两种,一种是国家人员受贿,一种是非国家人员受贿。对于非国家工作人员受贿,一般来讲6万元是立案标准,超过6万就被追诉立案了。所以日常加强企业廉洁宣传对于企业内部员工也是有比较好的警示作用。

第二、制定合理的采购模式。比如,轮岗或者调职,都是比较常见的措施。

第三、合理划分采购权限。如果一件事完全是一个人说了算,极有可能滋生腐败,所以合理划分采购权限也是有必要的。

第四、建立有效的监督机制,要让相关声音能反馈出来。

采购人员也需要保密协议、竞业限制?

案例:A公司系一家医疗器械生产企业,周某某原系A公司的采购部负责人,双方签订了书面劳动合同,明确约定了保密和竞业限制的约定。合同载明:周某某在合同期限内应保守A公司的各种秘密;离职后二年内不得到与A公司生产或经营同类产品、从事同类业务的有竞争关系的其他用人单位,或者自己开业生产或经营同类产品、从事同类业务。周某某在A公司一直工作至2012年7月26日。周某某在尚未离职时,即以股东身份出资与他人开办了B公司,该公司亦为医疗器械生产企业。A公司以周某某离职后出资开办与A公司有直接竞争关系的企业并参与经营为由,提起诉讼。

问:在这种情况下,A公司应当如何处理?

关于竞业限制,如果后续没有支付相应竞业限制补偿金的话,竞业限制是不生效的。所以本质上还是要看,后续竞业限制协议是否履行。

从现在的企业模式来看,通讯技术不断发展,注定商业秘密存在更大的泄露危险,企业需要更加重视上商业秘密的保护。采购和其他部门沟通频繁,沟通过程中不可避免会涉及很多商业秘密,比如供应商名单、供应产品信息、采购报价资料、采购底价、进货渠道等等,都属于商业秘密的一种类型。

关于采购人员的竞业限制及保密协议,有三个建议:

第一、完善内部保密制度。合理完善的保密制度,是商业秘密保护的第一道防线。

第二、制定合理竞业协议。合理有效的竞业协议,是防止企业预防泄密的有效途径。

第三、完善人才激励制度。深度捆绑人才,才能从根本上避免人才外流、商业秘密外泄。

采购方应注意己方义务履行并留存证据

案例:2015年2月,佳诚公司(甲方)与常山公司(乙方)签订了《关于厄贝沙坦氢氯噻嗪片的合作备忘录》,协议内容为:在符合GMP管理规范的前提下,甲方负责包装材料的设计及采购、原料的采购,其余由乙方负责解决。备忘录签订后,常山公司在佳诚公司的指导下安排生产。常山公司的GMP证书有效期至2017年1月17号。佳诚公司在2015年4月、5月、6月、8月多次向常山公司发送电子邮件,要求尽快交货190万盒,常山公司向佳诚公司回复电子邮件要求支付加工费,并就包装材料和电子监督码提出要求。最终常山公司仅交付了30万盒产品。2015年1月,佳诚公司跟兴瓯公司签订《产品代理协议》,约定由兴瓯公司在浙江代理销售由常山公司生产的厄贝沙坦氢氯噻嗪片,年供应量是100万盒。2015年10月,兴瓯公司向北京朝阳区法院提起诉讼,认为佳诚公司未能按协议约定供货,已构成违约,要求解除双方签订的《产品代理协议》、退还保证金、赔偿违约金1318590元。最后双方调解,赔偿130万元。2016年2月,佳诚公司向法院起诉,要求常山公司继续交货160万盒并赔偿损失130万元。

如果你是法官,你会支持哪一方?不少人觉得常山公司问题很大,因为它没有按时交货,导致佳诚公司产生巨大损失,但是最麻烦的地方是,合同里面明确约定了甲方负责包装材料的设计及原料的采购,整个药品生产包装以及电子监控监管码都是要由佳诚公司提供,如果不能提供的话,相当于生产完了也没有办法进行包装。佳诚公司是有按时交付的,但交付记录缺失了,导致最后无法证明曾经交付过包装材料以及电子监管码,在这种情况下,最后法院驳回了全部诉讼请求。

这个案例可以给到大家三个建议:

第一、合同履行跟踪制度。不仅是要跟踪供应商的履行情况,对于己方合同义务的履行也应当及时跟踪。

第二、留存合同履行凭证。合同履行情况无法再现,只有具体的实物凭证才能证明合同已履行。

第三、供应商违约应对制度。内部明确发生供应商违约时应当采取的措施,提前做好准备,以免后续处于不利地位。

关于证据留存有以下几个建议:

第一、对于双方达成的协议,一定要以书面方式落实。

第二、如果不是书面的话,尽量通过邮件方式进行沟通。双方在协议里约定主要联系的邮件窗口。

第三、重要沟通记录应当避免通过口头或微信聊天进行。微信聊天记录虽然能作为证据,但是对应证明效力还是稍微弱一些。所以即使是通过上述方式进行的,也应及时通过邮件或其他书面方式确认。

采购方应注意合同检验期

案例:昂泰公司(供方)和鑫玺公司(需方)长期存在交易关系,且使用固定的合同文本。2019年3月,昂泰公司和鑫玺公司签订了《空心胶囊销售合同》,合同约定:一、产品名称:明胶空心胶囊;型号色泽:0#白白;包装要求:纸箱;计量单位:万粒;数量:450万粒;单价:125元/万粒;总金额:56250元。二、质量验收标准:按《中国药典》2015年版四部标准。三、验收期限:产品到达需方7日内完成验收,若15天内未提出异议,则视为合格。合同签订后,昂泰公司于2019年3月向鑫玺公司交付了全部产品,鑫玺公司签收。因鑫玺公司至今未付款,昂泰公司诉至法院。鑫玺公司提起反诉,称在使用胶囊即填充左旋肉碱酒石酸盐药品后发现胶囊开裂现象,产品质量不合格,其无需支付货款。

如果你是法官,你会支持哪一方?产品到达后需方7日内完成验收,若15天内未提出异议则视为验收合格,这个条款有效吗?这个案子最关键的是双方长期存在交易关系,且使用固定合同文本,说明以前一直都是7天,双方已经合作很久了,根据他们的交易习惯,说明他们以前都是这么做的,所以法院就默认在7天之内是能检完的。

提醒大家注意的是,日常签合同的时候一定要注意检验期限的规定,尤其作为采购方,这是关于质量问题证明的一个途径。采购方证明产品有问题,是很麻烦的,很难证明的,一般都是协商解决。

首先关于产品来源,需要证明该产品来自卖方;其次,质量问题,需要证明该产品存在质量问题;再者,因果关系,需要证明该问题是由卖方原因导致;最后,损失金额,需要证明买方产生的实际损失。所以整体来讲,作为采购方要证明质量存在问题是很难的,需要企业内部对于产品质量问题有很好的应对机制。

同样也是三个建议:

第一、尽量避免明确检验期。检验期的约定,表明公司需要在检验期间内完成验收,如果时间过短,对采购方较为不利。合同里面有写检验期的全都删掉,要把质保期说清楚,质保期内产品不能有任何问题。

第二、完善产品入库验收制度。采购方需要制定有效的产品入库验收制度,及时发现并反馈产品质量问题。公司内部的质检部门有义务对供应商提供的货物进行质检,有质量问题一定要及时提出来。

第三、供应商管理制度。内部明确发生供应商违约时应当采取的措施,提前做好准备,以面后续处于不利地位。

采购方应注意合同解除时间

案例:2018年8月23日,九州通医药公司和沾化福美康公司协商一致签订购销合同一份,约定沾化福美康公司为九州通公司提供草酸,并约定供方逾期交货超过30日的,需方有权解除合同。合同签订之后,九州通公司于2018年8月24日向沾化福美康公司支付了全部合同价款,但是沾化福美康公司迟迟不交货,一直以各种理由拒绝。2019年10月24日,沾化福美康公司向九州通公司交付了货物,九州通医药公司以交货时间超过30日合同已解除为由拒绝收货。沾化福美康公司遂诉至法院。

这种情况下,法院会支持诉讼请求吗?这个案子大家觉得合同已经实际解除了吗?九州通医药公司货也没要,钱也没要,所以导致事情最后一团浆糊,最后这个案件是双方调解结束掉了。

诉讼时效是三年,如果在诉讼期间之内从来都没有向主张过,那就丧失诉讼时效了,只要你主张过一次,就重新开始计算。根据刚才的案例,我们可以得知采购方还是要注意合同解除权的行使时间,它跟诉讼时效还不一样,它不会中断,这个时间里面没有行使那就没了,没有任何的中断情形。

追究供应商责任应注意证据搜集

案例:2011年,麦克威尔公司委托合源公司为其研制新药,双方签订了《技术开发合同》,麦克威尔公司分批支付了205万元开发费用。2014年,麦克威尔公司委托的生产企业只楚药业按化学药品4类新药注册程序通过了山东省食药监局现场核查。2015年7月22日,国家食药监下发了“关于发布药物临床试验数据现场核查要点的公告”,因为出现这个情况,麦克威尔公司、合源公司,以及他们最终的试验机构辽中大附二院在该期间进行了交流。通过各方的情况说明以及汇总,最后麦克威尔决定把这个新药注册程序退掉了,但是麦克威尔公司觉得,新药注册不下来,是因为合源公司没有履行相应的合同义务导致的,所以要求解除合同,并且要求退还已支付的205万元。补充一下,双方还在合同里约定了,如果因为政策原因导致新药没办法注册的,双方都不承担责任的,所以合源公司以此为由主张,是监管变严了才导致新药注册不下来的,不是因为他们的问题。

如果你是法官,你支持麦克威尔公司的请求吗?这个案件最重要的是,这个情形到底构不构成政策变化?严格来讲是应该不属于的,最终法院支持了全部诉讼请求。这个案子也是因为麦克威尔是比较大的制药公司,搜集了很多证据。提醒我们的是,如果发生类似的纠纷,注意证据收集。

对于CRO服务供应商也有三个建议:

第一、适时监督。在研发外包进行过程中,只要企业应当按照合同规定的进程和目标,定期对CRO的工作进行评估,监督CRO是否真正满足了合同规定的要求。

第二、争端解决机制。在与CRO的交往过程中,制药企业还必须注意争端解决机制的设计。争端的起因和性质多种多样,可以通过多种方式进行化解,确保合同正常履行。

第三、制定明确的应急方案。设计适当的终止条款,单方面终止合作的权利,规定终止研究和继续研究时的不同支付。

供应商能否因为市场原因单方面涨价?

案例:A公司和B公司签了一份《原料药销售合同》,约定B公司向A公司供应原料药E共计100吨,单价为1800元每吨。合同签订后不久,该原料药市场价格暴涨,涨幅达到200%,B公司认为继续按照原来价格供货会造成亏损,于是根据《民法典》第五百三十三条规定,合同成立之后,合同的基础条件发生了当事人在订立合同时无法预见的、不属于商业风险的重大变化,继续履行对当事人明显不公平的,受不利影响的当事人可以与对方重新协商,协商不了的可以要求变更或解除合同,向法院起诉要求解除合同。

大家觉得构成这个情形吗?只能说有影响,要看具体涨幅以及具体行业情况,判定是不是属于商业风险范畴。

研发阶段CXO机构服务合同要点

第一、关于技术权利归属以及商业秘密保护的问题。一般来讲,签合同有约定,如果没有约定,分两种情况,看具体合作模式,如果是单方委托的,就归开发方所有,如果是合作开发,那就是各方共有。但是说实话,很难理清到底哪些是合作开发,哪些是单方开发的,所以在合同里面明确约定最好。

第二、关于个人隐私保护以及个人信息跨境传输问题。在新药开发以及试验过程当中会涉及到,不管是专家的信息,还是相关临床受试人的信息,如果跟国际CRO公司合作的话,有可能需要把数据传到国外。因近年来国家出台了《个人信息保护法》,对于数据监管要求越来越高,所以如果有涉及到个人信息出入境,需要进行相关备案手续及留存相关的凭证。

第三、关于人类遗传资源管理。《生物安全法》以及《人类遗传资源管理条例》规定,境外组织、个人及其设立或者实际控制的机构(也即“外方单位”)不得在我国境内采集、保藏我国人类遗传资源,不得向境外提供我国人类遗传资源。

第四、临床试验过程当中致人损害的侵权责任。最保险的方法和最简单的方法,找一个保险公司把所有保险买足了。如果还不够的话,告知受实验人相关的试验风险,以及合同里面要写清楚,但本质上来讲,法律明确规定,人身方面的损害是不能通过任何方式进行免责的。免责条款中有两种是没有办法免责的,第一种是故意或重大过失造成的财产损失,第二种是造成的人身损失,涉及到人本身受伤这种方面责任是不能通过协议来免除的。

公司间签订合同是否必须同时签字盖章?

案例:A公司法定代表人比较忙,跟B公司签《年度采购框架合同》时,没空在合同上签字。但是合同明确约定,本合同经双方法定代表人签字并加盖公章后生效。

在这种情况下,是不是一定要A公司法定代表人签字,合同才生效?还是仅盖章就行?约定了具体生效的条件,没有满足的话,合同是不生效的。但是比较特殊的一点是,如果双方已经实际履行了合同,那就不重要了,它也是有效的。如果合同没有约定生效条件,盖章可不可以?还是必须要盖章+签字?法定代表人在法律上的意见就是说,他是代表这个公司的,他的签字就跟公章效力是一样的,单独有法定代表人签字或者加盖公章都是可以的,都是有效的。如果约定的是“经双方法定代表人签字、加盖公章后生效”,顿号是什么意思?国家有一个技术标准专门对顿号进行了规定,顿号代表和,但是实际应用过程当中,它有的时候代表和,有的时候代表或,所以尽量写得清楚一点,一定要避免顿号。

非备案印章签订的合同是否有效?

案例:A公司和B公司一直有合作,之前双方合作的合同都是直接和B公司王某直接对接签署的。近期双方又签了一份合同,但是印章有点奇怪,不像A公司印章有编码,形状也不一样,有点像假的,但是和之前的合同印章对比了一下,发现差不多。后来B公司向A公司发出通知,该印章不是备案公章,主张合同无效。

在此情况下,合同是否有效?如果无效的话,那以后只要不用公章跟签合同,是不是合同都是无效的?这个也是有效的,一直用的章那就是真的章,不管有没有备案,只要一直用的公章那就是真的。

电子章跟一般公章是一样的,有一个类似U盾的东西,插上去才能签章的,PDF截个图那不是电子章,所有电子章都是通过国家专门认证机构进行录入的,具有唯一性,可识别性,电子章是有效的,但尽量用原章盖是最好的。

合同盖公章以外的章是否有效?

案例:王某是A制药公司采购部门负责人,B公司是A公司长期原料药供应商,2012年2月,王某以A制药公司名义向B公司采购原料药,双方签了一份采购协议。采购协议落款处由王某签字并加盖A公司采购部专用章。这个印章在与B公司很多合同过程中使用过,是A公司采购部唯一在用真实的印章。后来A、B公司因为货物质量问题产生纠纷,双方达成和解协议,落款处加盖的是A公司质量部门专用章。

在这种情况下,合同是否有效?和解协议是否有效?有效主要看什么呢?主要还是看这个章对应的部门有没有权利来做这个事情。如果盖这个章的部门有权做这个事情,那在权利范围里面是有效的。如果超出权利,比如说采购部跟客户签了一份销售合同,那这个章的效力是有问题的,当然如果双方实际履行了就OK了,相当于以实际行为认可这个合同,如果没有履行,这个章就是有问题的。

关于合同管理有几个建议:

第一、如有可能,要求合同相对方法定代表人签字并加盖公章。

第二、如果是授权代表签字,应要求对方出具加盖公章的授权书,并注意授权时间。

第三、约定生效条件,尽量约定为本合同经双方盖章后生效。

第四、注意对方印章的字样,如有问题应当要求对方重新盖章,注意骑缝章。

采购合同的形式风险

案例:A制药公司预计本年度销售可能大涨,为了确保供应,便提前和原料药供应商B公司邮件沟通说:我们接下来三个月订单可能会增长很多,如果贵公司方便的话,可以提前预备一些库存,如果不方便的话,可以告知我司。B公司收到邮件便按之前月采购量的150%进行生产备料,但是A公司实际销售量远不如预期,所以实际给B公司下的订单量也远不够消耗B公司的全部库存。B公司觉得A公司要求其备货的行为给其造成了库存损失,便向其进行索赔。

可以以此为由进行索赔吗?《民法典》第四百九十五条,法律明确规定,如果订立合同的时候,有违背诚信原则行为的话,需要承担损失赔偿。但不一样的是,此案例中没有明确说一定会买,只是说有可能,这种是尝试性的沟通,所以不用承担赔偿责任。

员工行为公司买单

案例:王某是A公司的采购,日常负责A公司的原料药采购,B公司是A公司的主要原料药供应商。A、B公司之间,日常都是通过邮件方式下单。2016年,王某离职,A公司安排李某负责采购事宜,但是没有通知B公司王某已经离职了。王某因为离职心存不满,故意登录A公司邮箱,向B公司下达了大额订单。B公司安排货物运输到A公司现场后,A公司表示没有下过该笔订单便拒收了。后来A公司发现是王某下单,便以王某已经离职、其下单行为跟A公司没有关系为由,主张合同无效。B公司诉至法院,要求A公司继续履行该订单。

需要履行吗?当然需要,因为王某以前一直就是A公司的负责对接人,B公司不知道他离职,也不知道他没有权利来做这个事情。本质上因为A公司没有告知王某离职的事情,其次没有妥善保管好自己公司邮箱,对于B公司来讲A公司是要承担责任的。

关于采购合规和合同管理部分有三个建议:

第一、建立合同审批制度。企业内部应当建立完善的合同审批流程及制度,确保每一份合同的签署有迹可循、符合企业需求。

第二、完善印章管理使用。企业需要对印章使用制定完善流程,避免盗用、误用、擅用,给企业带来不必要的损失。

第三、人员对接管理。企业项目负责人员离职、调任或存在其他情况无法继续履职的,应当及时通知供应商,以免后续产生纠纷。



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